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Questions fréquentes

79 questions fréquentes sur le suivi des baux, des révisions IRL et des échéances pour les bailleurs

Toutes les questions posées sur BailEcheance et leurs réponses, regroupées par sujet : le produit, les articles du blog, les outils gratuits et les guides. Chaque réponse renvoie vers la page qui la détaille.

Sur BailEcheance

BailEcheance calcule-t-il la révision de loyer tout seul ?
BailEcheance vous propose le calcul de révision à partir de l'indice de référence et de votre loyer. Vous gardez la décision d'appliquer ou non la révision.
Faut-il saisir mes baux un par un ?
Oui, vous enregistrez chaque bail une fois, avec ses dates et son loyer. Ensuite, le suivi et les alertes fonctionnent tout seuls.
Comment fonctionnent les alertes d'échéance ?
Vous êtes prévenu avant chaque date importante: révision annuelle, renouvellement, fin de bail ou régularisation de charges, pour agir à temps.
Puis-je gérer plusieurs logements et locataires ?
Oui. Les plans Bailleur et Patrimoine regroupent tous vos logements dans une vue claire, chacun avec son bail et ses échéances.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Oui. Vos données sont hébergées dans l'Union européenne, protégées et jamais revendues. Vous restez propriétaire de vos informations.
Y a-t-il un engagement ?
Aucun. L'abonnement est mensuel, sans engagement, résiliable à tout moment depuis votre espace.

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Comment suivre efficacement les échéances de tous vos baux en tant que bailleur ?

Existe-t-il un délai pour réviser un loyer après sa date anniversaire ?
La révision doit intervenir à la date anniversaire prévue au bail. Passé ce moment, elle ne se rattrape pas indéfiniment et peut être perdue pour l'année en cours.
Un tableur suffit-il pour suivre plusieurs baux ?
Un tableur consulté de loin montre vite ses limites dès que les logements se multiplient. Sans alerte automatique reçue à l'avance, l'oubli d'une échéance reste probable.

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Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?

À quelle fréquence peut-on réviser un loyer ?
La révision est annuelle et intervient à la date prévue au bail, à condition qu'une clause de révision y figure. Sans cette clause, le loyer reste fixe.
Où trouver l'indice IRL à appliquer ?
L'indice de référence des loyers est publié chaque trimestre par l'INSEE. Il faut relever celui du trimestre inscrit au bail comme référence.

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Quand et comment envoyer un congé pour reprise ou vente d'un logement loué ?

Le locataire a-t-il un droit de priorité en cas de vente ?
En cas de congé pour vente, le locataire bénéficie souvent d'un droit de priorité pour acheter le logement aux conditions proposées avant qu'il ne soit vendu à un tiers.
Peut-on donner congé en cours de bail ?
Non, le congé du bailleur ne peut prendre effet qu'au terme du bail. Il ne s'agit pas d'interrompre le contrat en cours, mais de ne pas le reconduire.

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Pourquoi anticiper le renouvellement d'un bail plutôt que de le laisser se reconduire ?

Un bail d'habitation se reconduit-il automatiquement ?
Oui, à son terme, un bail d'habitation se reconduit le plus souvent tacitement, sans action du bailleur. Cette facilité fait perdre l'occasion d'agir si l'on n'y prête pas attention.
Combien de temps avant l'échéance faut-il s'y prendre ?
Il est prudent de faire le point plusieurs semaines avant l'échéance, car le préavis d'un éventuel congé se compte en mois. Anticiper laisse le temps de décider sereinement.

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Comment ne jamais oublier la date de révision annuelle du loyer d'un locataire ?

Que se passe-t-il si on oublie de réviser à la date ?
La révision de l'année risque d'être perdue, car elle ne se rattrape pas rétroactivement sans limite. Sur la durée d'un bail, plusieurs oublis représentent une perte réelle.
La date de révision est-elle celle de la signature du bail ?
Le plus souvent oui, la révision se fait à la date anniversaire de la signature, sauf si le bail fixe une autre date. Elle est connue d'avance et ne change pas.

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Quels documents un bailleur doit-il conserver pendant toute la durée d'un bail d'habitation ?

Combien de temps garder les quittances de loyer ?
Il est prudent de conserver quittances et justificatifs plusieurs années, tant que le bail court et au-delà, car ils prouvent le paiement et l'exécution du contrat en cas de litige.
L'état des lieux d'entrée est-il vraiment indispensable ?
Oui, il sert de référence à la sortie du locataire pour justifier d'éventuelles retenues sur le dépôt de garantie. Sans lui, toute retenue devient difficile à défendre.

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Comment gérer sereinement plusieurs baux et locataires sans se noyer dans les échéances ?

À partir de combien de logements faut-il s'outiller ?
Dès trois à cinq logements, la gestion de mémoire devient intenable et les échéances se multiplient. Passer à une gestion outillée n'est alors plus un luxe mais une nécessité.
Comment traiter des échéances qui tombent en même temps ?
Une vue d'ensemble permet de traiter les échéances par lots: préparer d'un même mouvement les révisions du trimestre ou les régularisations de fin d'année, plutôt qu'au coup par coup.

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Que faire quand un locataire donne son préavis de départ avant l'échéance du bail ?

Le locataire peut-il partir avant la fin du bail ?
Oui, contrairement au bailleur, le locataire peut quitter le logement à tout moment en respectant son préavis, sans attendre l'échéance du bail.
Dans quel délai rendre le dépôt de garantie ?
La restitution du dépôt répond à des délais précis à compter de la remise des clés, plus courts si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée. Les respecter évite des pénalités.

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Comment un bailleur peut-il régulariser les charges locatives sans se tromper chaque année ?

Quelles charges sont récupérables sur le locataire ?
Seules les charges dites récupérables entrent dans le calcul: certaines dépenses d'entretien, de menues réparations et de services liés au logement. Les autres restent à la charge du bailleur.
Que faire si les provisions dépassent les dépenses réelles ?
Dans ce cas, le bailleur rembourse le trop-perçu au locataire. Dans le cas inverse, il réclame le complément, en remettant un décompte clair et compréhensible.

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En quoi les échéances d'un bail meublé diffèrent-elles de celles d'un bail vide pour un bailleur ?

Un bail meublé se reconduit-il automatiquement comme un bail vide ?
Dans la plupart des cas oui: à son terme, le bail meublé se reconduit tacitement pour une nouvelle période, sauf congé donné dans les délais. Le bail conclu avec un étudiant fait exception et suit ses propres règles, à vérifier dans le contrat.
Le préavis du locataire est-il le même en meublé et en location vide ?
Non, il est en général plus court en meublé. En location vide, sa durée dépend aussi de la situation du locataire et de la zone où se trouve le logement. Dans les deux cas, il court à compter de la réception du congé.
Faut-il un suivi séparé pour un meublé et un logement vide ?
Non, mieux vaut réunir les deux dans la même vue. Ce sont les dates qui diffèrent, pas la méthode: échéance du bail, date anniversaire de révision et délais de préavis se suivent de la même façon, logement par logement.

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Quand faut-il redemander l'attestation d'assurance habitation d'un locataire et que faire s'il ne la fournit pas ?

L'attestation doit-elle être remise avant l'entrée dans les lieux ?
Le bailleur peut en demander la preuve au moment de la remise des clés, avant que le locataire n'occupe le logement. C'est aussi le moment le plus simple pour l'obtenir, tant que le dossier d'entrée n'est pas refermé.
Que faut-il vérifier sur une attestation d'assurance habitation ?
Le nom de l'assuré, l'adresse exacte du logement couvert et surtout les dates de validité du contrat. Une attestation qui ne couvre plus la période en cours n'apporte aucune garantie au bailleur le jour d'un sinistre.
Le bailleur doit-il assurer lui-même le logement qu'il loue ?
Le locataire assure le logement qu'il occupe, mais le bailleur a souvent intérêt à disposer de sa propre couverture, notamment pour les périodes sans locataire et pour les risques qui ne relèvent pas du contrat souscrit par l'occupant.

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Calculateur de révision de loyer IRL

Pourquoi faut-il deux indices IRL et non un seul ?
La révision mesure l'évolution de l'indice sur un an. Il faut donc comparer le dernier indice publié à celui du même trimestre l'année précédente, ou à celui inscrit au bail lors de la dernière révision appliquée.
Que se passe-t-il si le nouvel indice est inférieur à l'indice de référence ?
Le calculateur affiche alors une variation négative et un loyer révisé plus bas. Le bailleur n'est en général pas tenu de déclencher la révision cette année-là, mais la portée d'une baisse dépend de la rédaction de la clause d'indexation de votre bail : relisez-la avant de trancher.
Le plafonnement s'applique-t-il à tous les logements ?
Non. Les plafonds proposés sont indicatifs et ont pu concerner certaines périodes ou certains territoires seulement. Vérifiez la règle applicable à votre logement et à votre date de révision avant de choisir une option.
Puis-je utiliser l'outil pour rattraper plusieurs années de révision oubliées ?
Le calcul ne porte que sur une révision à la fois. Le rattrapage d'années passées obéit à des limites précises dans le temps : renseignez-vous avant de réclamer un arriéré au locataire.

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Estimateur de régularisation de charges

Quelles dépenses puis-je inclure dans les charges récupérables ?
Seules les charges dites récupérables entrent dans le calcul : certaines dépenses d'entretien courant, de menues réparations, les services liés à l'immeuble et la taxe d'ordures ménagères. Les gros travaux et les honoraires de syndic restent à votre charge.
Pourquoi proratiser les charges au nombre de mois de présence ?
Parce que le décompte de copropriété couvre une année entière alors que le locataire n'a peut-être occupé le logement que quelques mois. Sans prorata, vous lui imputeriez des charges antérieures à son entrée ou postérieures à sa sortie.
Que faire si le solde est très élevé ?
Vérifiez d'abord les montants saisis, puis expliquez le détail au locataire avec les justificatifs. Un complément important peut faire l'objet d'un échelonnement amiable, et il signale surtout qu'il faut relever la provision mensuelle.
Puis-je utiliser l'estimateur pour un locataire parti en cours d'année ?
Oui, en indiquant le nombre de mois de présence sur la période. Le solde obtenu s'intègre au décompte final, aux côtés du dépôt de garantie, dans les délais de restitution applicables.

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Simulateur de délai de congé du bailleur

Le préavis se compte-t-il à partir de l'envoi ou de la réception du congé ?
À partir de la réception par le locataire, ce qui explique la marge d'acheminement dans le simulateur. Un courrier recommandé non retiré ou une remise tardive peuvent faire basculer un congé du bon côté au mauvais côté de la date limite.
Que se passe-t-il si j'envoie le congé trop tard ?
Il ne produit pas d'effet à l'échéance visée. Le bail se reconduit pour une nouvelle période et le congé ne pourra prendre effet qu'à l'échéance suivante, parfois plusieurs années plus tard pour une location vide.
Puis-je donner congé en cours de bail si je souhaite vendre ?
En principe non : le congé du bailleur prend effet à l'échéance du bail. Vous pouvez en revanche vendre le logement occupé, le nouveau propriétaire reprenant alors le bail en cours avec son locataire.
Le simulateur remplace-t-il un calcul de date précis ?
Non. Il donne un ordre de grandeur en mois et en jours moyens pour savoir si le projet est encore réaliste. Avant l'envoi, calculez la date limite exacte à partir de la date de fin du bail et faites-la vérifier si nécessaire.

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Suivre ses baux, réviser les loyers à l'IRL et ne manquer aucune échéance : le guide complet du bailleur

Faut-il réviser le loyer chaque année ou peut-on sauter une année ?
La révision est une faculté, pas une obligation : le bailleur peut choisir de ne pas l'appliquer. Mais une révision non demandée à sa date anniversaire ne se rattrape pas indéfiniment. Sauter une année revient le plus souvent à renoncer à cette révision, et le loyer repart de son montant figé.
Que faire si le bail ne contient aucune clause de révision ?
Sans clause de révision, le loyer reste en principe fixe pendant toute la durée du bail, quelle que soit l'évolution de l'indice. La question se pose alors au renouvellement : c'est le moment de vérifier les conditions applicables à votre logement avant de proposer un nouveau loyer.
Combien de temps avant l'échéance faut-il s'occuper d'un éventuel congé ?
Le préavis du bailleur se compte en mois avant l'échéance, à partir de la réception par le locataire. Il est prudent de se poser la question au moins un trimestre avant la date limite d'envoi, le temps de vérifier le motif, de préparer le dossier et d'expédier le congé avec une marge d'acheminement.
Un tableur suffit-il pour suivre les échéances de plusieurs baux ?
Il peut suffire pour un ou deux logements, à condition de programmer chaque alerte à la main et de tenir le fichier à jour après chaque événement. Au-delà, les dates se dispersent et l'oubli devient probable. Un outil dédié, une agence ou un fichier très discipliné sont trois réponses possibles.
Que conserver après le départ d'un locataire ?
Le contrat, les deux états des lieux, les quittances, les avis de révision, les décomptes de charges et le justificatif de restitution du dépôt de garantie. Ces pièces prouvent l'exécution du bail en cas de désaccord ultérieur. Conservez-les plusieurs années après la sortie, classées avec la fiche du bail.

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BailEcheance ou le tableur : que choisir pour suivre les échéances de ses baux ?

Un tableur suffit-il pour un bailleur qui n'a qu'un seul logement loué ?
Dans beaucoup de cas, oui, à condition d'ouvrir régulièrement le fichier et de noter clairement les dates de révision et d'échéance. La difficulté apparaît surtout quand le fichier n'est consulté qu'une fois de temps en temps.
Peut-on reprendre les dates déjà notées dans un tableur dans BailEcheance ?
Les informations de chaque bail, dates de révision et d'échéance comprises, peuvent être saisies une par une lors de la mise en place. Il est prudent de garder le fichier d'origine comme archive au moins pour les années déjà passées.
Le tableur reste-t-il utile après le passage à un outil dédié ?
Beaucoup de bailleurs conservent un tableur pour la vue patrimoniale globale ou la préparation de leur déclaration de revenus fonciers, et laissent à l'outil dédié le rappel des échéances et le calcul des révisions.
À partir de combien de baux le suivi devient-il vraiment difficile dans un tableur ?
Il n'y a pas de seuil universel. Cela dépend surtout de la dispersion des dates dans l'année et de la régularité avec laquelle le fichier est ouvert, plus que du nombre exact de baux gérés.

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BailEcheance ou l'agenda papier : comment ne pas oublier une échéance de bail ?

Un bailleur d'un seul logement a-t-il vraiment besoin d'un outil dédié ?
Pas forcément. Si les dates de révision et d'échéance sont notées clairement et relues régulièrement, un agenda papier ou un calendrier suffit souvent. Le besoin se fait sentir surtout quand les oublis deviennent fréquents.
Comment savoir si j'ai déjà manqué une révision de loyer ?
Comparez la date de signature ou la dernière révision connue avec la date du jour et le nombre d'années écoulées. En cas de doute sur la marche à suivre, mieux vaut relire la clause de révision du bail avant toute démarche.
Combien de temps à l'avance faut-il prévoir un congé pour reprise ou pour vente ?
Le délai dépend du type de bail et du motif du congé. Le simulateur de délai de congé du bailleur proposé sur ce site aide à estimer cette date, mais une vérification des textes en vigueur reste recommandée avant tout envoi.
Peut-on passer d'un suivi papier à BailEcheance sans tout ressaisir d'un coup ?
Oui, les baux peuvent être ajoutés progressivement, en commençant par ceux dont l'échéance approche le plus. Le carnet ou l'agenda d'origine reste utile comme archive pendant la transition.

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BailEcheance ou un logiciel de gestion locative complet : lequel choisir pour suivre ses baux ?

Peut-on utiliser BailEcheance en complément d'un autre logiciel ?
Oui, c'est un usage courant : le suivi des échéances et des révisions dans un outil dédié, les quittances et la comptabilité dans un autre. Il faut simplement veiller à saisir les mêmes dates de bail dans les deux outils pour éviter tout décalage.
À partir de combien de baux une plateforme complète devient-elle préférable ?
Il n'y a pas de seuil universel. Le basculement se justifie surtout quand les quittances, la comptabilité et les travaux prennent plus de temps que le simple suivi des échéances, ce qui arrive plus souvent avec plusieurs immeubles.
Un outil spécialisé dans les échéances est-il moins fiable qu'une plateforme complète ?
Non. La fiabilité du calcul d'une révision ou du rappel d'une échéance tient à la qualité des informations saisies pour chaque bail, pas à l'étendue des fonctions du logiciel qui les affiche.
Que se passe-t-il si je change d'outil après quelques années ?
Exportez vos dates de bail, vos indices de référence et votre historique de révisions avant de résilier. Ces informations restent valables quel que soit l'outil qui les a suivies, à condition de les avoir conservées à part.

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Bailleurs d'un ou deux biens

Est-ce raisonnable de payer un abonnement pour un ou deux logements ?
Cela dépend du temps que vous passez aujourd'hui à suivre vos dates et de votre régularité. Un bailleur discipliné avec un agenda bien tenu s'en sort très bien ; celui qui a déjà manqué une révision ou raté un délai de congé y trouvera plus d'intérêt.
Que se passe-t-il si je découvre l'échéance de mon bail trop tard ?
Selon le type de bail, une échéance dépassée sans démarche entreprise conduit souvent à une reconduction du contrat. Relisez la clause de reconduction du bail et, en cas de doute, renseignez-vous avant d'agir dans l'urgence.
Dois-je réviser le loyer chaque année même si le locataire ne le demande pas ?
La révision dépend de la clause d'indexation prévue au bail, pas d'une demande du locataire. Sans clause de révision, le loyer reste en principe inchangé pendant toute la durée du contrat ; avec une clause, la démarche revient au bailleur.
BailEcheance calcule-t-il automatiquement le nouveau loyer révisé ?
L'outil prépare le calcul à partir de l'indice de référence et de la date renseignés pour chaque bail. Il reste utile de vérifier ce résultat, par exemple avec le calculateur de révision de loyer IRL, avant de l'annoncer au locataire.

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Bailleurs de plusieurs biens locatifs

À partir de combien de baux un outil dédié devient-il vraiment utile ?
Il n'y a pas de seuil fixe. Le besoin se fait sentir quand les dates de révision et les échéances de renouvellement commencent à se chevaucher dans l'année, ce qui arrive souvent dès trois ou quatre baux signés à des périodes différentes.
BailEcheance remplace-t-il une agence de gestion locative ?
Non. L'outil suit les échéances, les révisions IRL et les renouvellements, mais il ne recherche pas de locataire, ne réalise pas d'état des lieux et ne gère pas les travaux. Il s'adresse au bailleur qui garde la gestion en direct.
Peut-on suivre des baux avec des indices de référence différents ?
Oui, chaque bail conserve son propre trimestre de référence pour l'indice IRL, indépendamment des autres logements suivis dans le même compte.
Comment tenir la comptabilité de mes différents biens en parallèle ?
BailEcheance suit les échéances et les révisions mais ne tient pas de comptabilité complète. L'historique des révisions appliquées sert de base, à compléter avec vos justificatifs de charges et de travaux dans votre tableur ou auprès de votre comptable.

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Gérants de SCI familiale

Le suivi des baux doit-il être fait au nom du gérant ou de la SCI ?
Les baux sont conclus au nom de la société, qui est le bailleur. Le gérant les signe et les suit en cette qualité, et il est utile que le suivi des échéances soit organisé autour des biens de la SCI plutôt que de la personne du gérant.
Plusieurs associés peuvent-ils consulter les échéances des baux ?
Cela dépend des accès que le gérant décide de partager et des possibilités de l'outil retenu. À défaut, un export régulier des dates et de l'historique, transmis aux associés avant l'assemblée, assure la même transparence sans multiplier les comptes.
BailEcheance tient-il la comptabilité de la SCI ?
Non. L'outil suit les dates de révision, les échéances et les renouvellements, mais la comptabilité de la société et ses déclarations relèvent du comptable, du notaire ou du gérant selon l'organisation retenue.
Que se passe-t-il si le gérant change ?
Les baux, leurs dates et leur historique restent attachés à la société dans l'outil. Le nouveau gérant reprend le suivi avec les mêmes informations, à condition que les accès aient été transmis et que les archives aient été exportées.

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Checklist des échéances annuelles d'un bail

À quel moment de l'année utiliser cette checklist ?
Une première fois en début d'année pour cartographier les dates de chaque bail, puis à l'approche de chaque rendez-vous : révision du loyer, régularisation des charges, échéance du bail ou réception d'un préavis du locataire.
Faut-il une checklist par logement ou une seule pour tous ?
Une par logement, car chaque bail a ses propres dates et son propre trimestre de référence. Un calendrier commun à tous les logements sert ensuite à voir ensemble les échéances des prochaines semaines.
Cette checklist suffit-elle pour suivre plusieurs baux ?
Elle sert de fil conducteur ponctuel. Dès que plusieurs baux se croisent dans l'année, un suivi continu avec des rappels avant chaque date, qu'il vienne d'un agenda, d'un tableur ou d'un outil comme BailEcheance, reste utile.
Que faire quand une case ne peut pas être cochée ?
C'est le signal d'un point à régler avant d'aller plus loin : relire la clause du bail, retrouver un document manquant, refaire un calcul ou vérifier une règle qui a pu évoluer, avant de passer à l'étape suivante.

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Modèle d'avis de révision de loyer IRL

Ce modèle a-t-il une valeur juridique garantie ?
Non, il s'agit d'une trame pratique, pas d'un conseil juridique. La validité de la révision dépend de la clause du bail, du bon trimestre de référence et des règles applicables à la date d'envoi, à vérifier au besoin avant d'agir.
Faut-il l'accord du locataire pour appliquer la révision ?
En principe, la clause de révision du bail suffit lorsque le calcul est conforme. Le courrier informe le locataire du nouveau montant et lui donne les éléments pour le vérifier, plutôt que de lui demander un accord préalable.
Que faire si le locataire conteste le montant indiqué ?
Reprendre ensemble le trimestre de référence inscrit au bail, la valeur des deux indices et la formule appliquée. Le plus souvent, le désaccord vient d'une comparaison entre deux trimestres différents ou d'un indice mal relevé.
Peut-on utiliser ce modèle si la révision a été oubliée l'an dernier ?
Le modèle porte sur une révision à la fois. Le rattrapage d'une révision non appliquée obéit à des limites dans le temps qui varient selon les situations : renseignez-vous avant de réclamer un arriéré au locataire.

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BailEcheance aide les bailleurs à suivre leurs baux, à calculer les révisions de loyer à l'indice IRL et à ne manquer aucune échéance de renouvellement ou de régularisation.

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