Quels points vérifier chaque année pour ne manquer aucune échéance de bail ?
Cette checklist s'adresse au bailleur qui veut vérifier, chaque année et à chaque étape importante, que rien n'a été oublié sur un bail. Elle suit les dates qui rythment la location, de la révision du loyer au départ du locataire, et prolonge notre article sur le suivi des échéances. Pour chiffrer avant d'agir, le simulateur de délai de congé est en accès libre.
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En début d'année : cartographier les dates du bail
Relire le bail et noter la date de signature et la date de prise d'effet.
Repérer la date anniversaire de révision du loyer prévue au contrat.
Vérifier que le bail contient bien une clause de révision et noter le trimestre de référence inscrit.
Noter la date d'échéance du bail et sa durée de reconduction.
Calculer la date limite d'envoi d'un éventuel congé, préavis compris, à vérifier selon les textes en vigueur.
Fixer une date annuelle pour la régularisation des charges.
Reporter chaque date dans un calendrier commun à tous les logements, avec un rappel quelques semaines avant.
Avant la date de révision du loyer
Relever la valeur de l'indice de référence utilisé lors de la dernière révision, ou celui inscrit au bail.
Relever le dernier indice publié pour le même trimestre.
Vérifier si un plafonnement de la hausse s'applique au logement à cette date, à vérifier selon les textes en vigueur.
Calculer le loyer révisé à partir des deux indices et du loyer hors charges.
Comparer le résultat avec le loyer actuel et vérifier la cohérence de la variation.
Rédiger l'avis de révision et l'adresser au locataire avant la date d'effet.
Conserver le calcul, les deux indices et la copie du courrier dans le dossier du bail.
Mettre à jour le montant du loyer dans le suivi des encaissements.
Au moment de la régularisation des charges
Rassembler le décompte de copropriété et isoler la colonne des charges récupérables.
Retrouver l'avis de taxe foncière pour la part d'ordures ménagères récupérable, à vérifier selon la situation.
Additionner les dépenses récupérables réglées directement sur l'année.
Totaliser les provisions encaissées sur la période, au prorata des mois de présence du locataire.
Calculer le solde : complément à réclamer ou trop-perçu à rembourser.
Établir un décompte lisible, poste par poste, et le remettre au locataire avec les justificatifs disponibles.
Réajuster la provision mensuelle pour l'année suivante si l'écart est important.
Classer le décompte et les justificatifs dans le dossier du bail.
Avant l'échéance du bail
Vérifier plusieurs mois avant l'échéance qu'aucune décision n'est à prendre : reconduction, ajustement ou congé.
Contrôler que le loyer est à jour de ses révisions et les charges de leurs régularisations.
En cas de projet de reprise ou de vente, confirmer le motif, le préavis applicable et la date limite d'envoi.
Préparer le congé avec ses mentions obligatoires, à vérifier selon les textes en vigueur, et l'envoyer par un moyen qui prouve la réception.
Si aucune décision n'est prise, noter la nouvelle échéance issue de la reconduction.
Faire le point sur l'état du logement et les travaux à prévoir.
En cas de préavis du locataire
Dater la réception de la lettre de préavis et en déduire la date de sortie effective.
Vérifier la durée de préavis applicable selon le logement et la situation du locataire, à vérifier selon les textes en vigueur.
Planifier l'état des lieux de sortie et retrouver l'état des lieux d'entrée pour comparaison.
Établir le décompte final : dernier loyer au prorata, régularisation des charges, retenues éventuelles.
Restituer le dépôt de garantie dans le délai applicable après la remise des clés.
Mettre à jour les diagnostics et lancer la remise en location.
Tenue du dossier du bail
Vérifier la présence du bail signé, de ses annexes et de l'état des lieux d'entrée.
Classer les quittances, avis de révision et décomptes de charges de l'année.
Conserver les courriers échangés avec le locataire et les preuves de réception.
Vérifier que les diagnostics remis sont toujours en cours de validité.
Ranger l'ensemble dans un dossier unique par logement, papier ou numérique.
Comment utiliser ce modèle
À remplir par logement, au moins une fois par an, puis à chaque étape : révision, régularisation, échéance ou départ du locataire.
La checklist peut être tenue par le bailleur lui-même ou par la personne qui assure la gestion locative pour son compte.
Conserver la checklist datée avec le dossier du bail, pour retrouver d'un coup d'oeil la dernière vérification effectuée et ce qui reste à faire.
Les délais de préavis, de restitution du dépôt de garantie et de rattrapage d'une révision varient selon les situations : à vérifier selon les textes en vigueur avant d'agir.
À quel moment de l'année utiliser cette checklist ?
Une première fois en début d'année pour cartographier les dates de chaque bail, puis à l'approche de chaque rendez-vous : révision du loyer, régularisation des charges, échéance du bail ou réception d'un préavis du locataire.
Faut-il une checklist par logement ou une seule pour tous ?
Une par logement, car chaque bail a ses propres dates et son propre trimestre de référence. Un calendrier commun à tous les logements sert ensuite à voir ensemble les échéances des prochaines semaines.
Cette checklist suffit-elle pour suivre plusieurs baux ?
Elle sert de fil conducteur ponctuel. Dès que plusieurs baux se croisent dans l'année, un suivi continu avec des rappels avant chaque date, qu'il vienne d'un agenda, d'un tableur ou d'un outil comme BailEcheance, reste utile.
Que faire quand une case ne peut pas être cochée ?
C'est le signal d'un point à régler avant d'aller plus loin : relire la clause du bail, retrouver un document manquant, refaire un calcul ou vérifier une règle qui a pu évoluer, avant de passer à l'étape suivante.
BailEcheance aide les bailleurs à suivre leurs baux, à calculer les révisions de loyer à l'indice IRL et à ne manquer aucune échéance de renouvellement ou de régularisation.