Glossaire : 34 termes expliqués

Alerte d'échéance: Rappel reçu par le bailleur avant une date importante d'un bail : révision annuelle du loyer, régularisation des charges, échéance du contrat, date limite d'envoi d'un congé ou fin de préavis d'un locataire. L'alerte se programme assez tôt pour laisser le temps d'agir, en général quelques semaines avant la date, et non la veille. Elle peut prendre la forme d'un rappel d'agenda saisi à la main, d'une ligne de tableur surveillée ou d'une notification automatique envoyée par un outil de suivi des baux. Son intérêt est de remplacer la mémoire, qui ne tient pas la distance avec plusieurs logements et des dates dispersées sur toute l'année.
Voir aussi : Comment suivre efficacement les échéances de tous vos baux en tant que bailleur ?.
Avis de révision: Courrier par lequel le bailleur informe le locataire du nouveau montant du loyer après application de la clause de révision. Il indique le loyer en cours, les deux indices IRL utilisés avec leur trimestre de référence, le pourcentage de variation, le loyer révisé et la date à partir de laquelle il s'applique. Rien n'impose une forme solennelle, mais un avis clair et daté, conservé avec la fiche du bail, constitue la preuve que la révision a été demandée à temps et calculée correctement. Il fait partie des documents de la vie du bail que le bailleur a intérêt à archiver.
Voir aussi : Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?.
Bail d'habitation: Contrat par lequel un bailleur met un logement à la disposition d'un locataire qui en fait sa résidence principale, contre un loyer. Il fixe la durée, le loyer hors charges, la provision pour charges, le dépôt de garantie, la clause de révision et son trimestre de référence, ainsi que les obligations de chacun. Il s'accompagne d'annexes, notamment l'état des lieux d'entrée et les diagnostics techniques. Le bail d'habitation est fortement encadré : durée, préavis, motifs de congé et conditions de révision obéissent à des règles précises, à vérifier selon les textes en vigueur et le type de location, vide ou meublée.
Voir aussi : Quels documents un bailleur doit-il conserver pendant toute la durée d'un bail d'habitation ?.
Bailleur: Propriétaire, ou personne agissant pour son compte, qui loue un logement à un locataire. Sur ce site, le terme désigne surtout le bailleur particulier qui gère lui-même un ou plusieurs baux, sans agence. Ses rendez-vous récurrents sont la révision annuelle du loyer, la régularisation des charges, le suivi de l'échéance du bail et, le cas échéant, l'envoi d'un congé dans les délais. Il doit aussi délivrer des quittances, conserver les documents du bail et restituer le dépôt de garantie au départ du locataire. Le bailleur peut être une personne physique ou une personne morale, ce qui influe sur certaines durées usuelles de bail.
Voir aussi : Comment suivre efficacement les échéances de tous vos baux en tant que bailleur ?.
Bail meublé: Location d'un logement garni d'un mobilier suffisant pour que le locataire puisse y vivre normalement dès son arrivée. Le bail meublé suit des règles distinctes de la location vide : durée usuelle plus courte, préavis du bailleur et du locataire différents, dépôt de garantie calculé autrement. Pour le suivi des échéances, la conséquence pratique est que les dates de fin de bail reviennent plus souvent et que la fenêtre pour donner congé est plus rapprochée. Le type de location, vide ou meublée, doit donc figurer sur la fiche de chaque bail, car il conditionne les délais à compter. Les durées applicables sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Voir aussi : Simulateur de délai de congé du bailleur.
Charges récupérables: Dépenses engagées par le bailleur pour le logement ou l'immeuble qu'il peut refacturer au locataire, parce qu'elles correspondent à des services dont celui-ci profite : entretien courant des parties communes, certaines menues réparations, consommations collectives, taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Elles sont définies par une liste en vigueur, à consulter avant tout décompte. Les gros travaux, les honoraires de syndic ou l'assurance de l'immeuble restent à la charge du bailleur. Dans un décompte de copropriété, la colonne des charges récupérables est celle à retenir, jamais le total des charges du lot. Cette distinction est au coeur de la régularisation annuelle.
Voir aussi : Comment un bailleur peut-il régulariser les charges locatives sans se tromper chaque année ?.
Clause de révision: Stipulation du bail qui autorise le bailleur à réviser le loyer une fois par an en fonction de l'évolution de l'indice de référence des loyers. Elle précise la date de révision, le plus souvent la date anniversaire du contrat, et le trimestre de l'indice retenu comme référence. Sans cette clause, le loyer reste en principe fixe pendant toute la durée du bail. Sa rédaction compte : c'est elle qui indique quel indice comparer et à partir de quand le nouveau loyer s'applique. Avant chaque révision, la relire évite l'erreur la plus fréquente, la comparaison de deux trimestres différents.
Voir aussi : Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?.
Congé du bailleur: Acte par lequel le bailleur met fin au bail à son échéance, en le notifiant au locataire dans le délai de préavis applicable. Contrairement au locataire, le bailleur ne peut pas donner congé à tout moment : le congé ne prend effet qu'au terme du contrat et doit reposer sur un motif admis, comme la reprise pour habiter ou la vente du logement. Il se notifie par un moyen qui prouve la date de réception, car le préavis court à partir de celle-ci. Un congé tardif, incomplet ou sans motif réel est sans effet et le bail se reconduit. Le simulateur de délai de congé aide à situer la date limite d'envoi.
Voir aussi : Quand et comment envoyer un congé pour reprise ou vente d'un logement loué ?, Simulateur de délai de congé du bailleur.
Congé pour reprise: Congé donné par le bailleur pour reprendre le logement afin d'y habiter lui-même ou d'y loger un proche. Le congé doit préciser le motif et identifier le bénéficiaire de la reprise, avec le lien qui le rattache au bailleur. Il prend effet à l'échéance du bail, sous réserve du préavis, et suppose un motif réel et sérieux : une reprise qui ne se concrétise pas expose le bailleur à des contestations. Certains locataires bénéficient de protections particulières selon leur situation, à vérifier avant d'envoyer le congé. Comme tout congé du bailleur, il se prépare plusieurs mois à l'avance.
Voir aussi : Quand et comment envoyer un congé pour reprise ou vente d'un logement loué ?.
Congé pour vente: Congé donné par le bailleur qui souhaite vendre le logement libre de toute occupation à l'échéance du bail. Il doit indiquer le prix et les conditions de la vente, car le locataire bénéficie souvent d'une priorité pour acheter le logement aux conditions proposées avant qu'il soit vendu à un tiers. Le congé se notifie dans le délai de préavis, par un moyen qui prouve sa réception. Le bailleur peut aussi choisir de vendre le logement occupé, sans donner congé : l'acquéreur reprend alors le bail en cours avec le locataire. Les mentions obligatoires du congé pour vente sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Voir aussi : Quand et comment envoyer un congé pour reprise ou vente d'un logement loué ?.
Date anniversaire: Date à laquelle la révision annuelle du loyer peut être appliquée, en général celle de la prise d'effet du bail, ou une autre date si le contrat le prévoit. Elle est fixe, connue dès la signature et revient chaque année. C'est la plus importante des échéances récurrentes d'un bail : une révision non demandée à cette date ne se rattrape pas indéfiniment et peut être perdue pour l'année. Sur la fiche de chaque bail, la date anniversaire doit être notée avec le trimestre de référence de l'indice, et une alerte programmée quelques semaines avant pour laisser le temps de relever l'indice et d'envoyer l'avis de révision.
Voir aussi : Comment ne jamais oublier la date de révision annuelle du loyer d'un locataire ?.
Date d'effet: Date à partir de laquelle un acte produit ses conséquences. Pour un bail, la date d'effet est celle où le locataire prend possession du logement et où le loyer commence à courir ; elle fixe la date anniversaire et l'échéance du contrat. Pour une révision, c'est la date à partir de laquelle le nouveau loyer s'applique. Pour un congé, c'est l'échéance du bail à laquelle il met fin. Pour un préavis, c'est la date de sortie effective, calculée à partir de la réception de la lettre. Distinguer la date de signature, la date d'envoi et la date d'effet évite la plupart des erreurs de calendrier.
Décompte de charges: Document remis au locataire lors de la régularisation annuelle, qui compare les provisions versées aux charges récupérables réellement engagées sur la période. Un décompte lisible détaille les postes de dépenses (copropriété, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, dépenses réglées directement), le nombre de mois retenu, le total des provisions encaissées et le solde, à réclamer ou à rembourser. Le bailleur tient les justificatifs à la disposition du locataire. Un décompte clair est la meilleure prévention contre les contestations : un locataire qui comprend le calcul le discute rarement. Le décompte s'archive avec la fiche du bail, comme preuve de la régularisation effectuée.
Voir aussi : Estimateur de régularisation de charges.
Dépôt de garantie: Somme versée par le locataire à la signature du bail, conservée par le bailleur pendant toute la location et destinée à couvrir d'éventuels manquements du locataire : loyers impayés, réparations locatives constatées à la sortie. Son montant maximal dépend du type de location, vide ou meublée. Au départ du locataire, il est restitué dans un délai qui court à compter de la remise des clés, déduction faite des sommes justifiées par la comparaison des états des lieux d'entrée et de sortie. Le respect de ce délai évite des pénalités. Le justificatif de son versement et celui de sa restitution font partie des documents à conserver.
Voir aussi : Que faire quand un locataire donne son préavis de départ avant l'échéance du bail ?.
Diagnostics techniques: Ensemble de documents d'information annexés au bail à la signature et remis au locataire : performance énergétique, risques, état des installations, présence de certains matériaux, selon l'âge et la situation du logement. Chaque diagnostic a une durée de validité propre, ce qui en fait une échéance à suivre : un diagnostic périmé doit être refait avant une relocation. Pour le suivi des baux, il est utile de noter la date de chaque diagnostic sur la fiche du logement et de programmer une vérification avant chaque changement de locataire. La liste des diagnostics exigés est à vérifier selon les textes en vigueur.
Voir aussi : Quels documents un bailleur doit-il conserver pendant toute la durée d'un bail d'habitation ?.
Droit de priorité du locataire: Faculté dont bénéficie souvent le locataire, lorsque le bailleur lui donne congé pour vendre, d'acheter le logement aux conditions indiquées dans le congé avant qu'il soit proposé à un tiers. Le congé pour vente doit donc mentionner le prix et les conditions de l'offre, et le locataire dispose d'un délai pour se prononcer. Si le bailleur vend ensuite à des conditions plus avantageuses, une nouvelle proposition peut être due au locataire. Cette priorité ne joue pas dans toutes les situations, par exemple lorsque le logement est vendu occupé ; les cas d'application sont à vérifier avant d'envoyer le congé.
Voir aussi : Quand et comment envoyer un congé pour reprise ou vente d'un logement loué ?.
Échéance du bail: Date à laquelle le bail arrive à son terme, calculée à partir de sa date d'effet et de sa durée. À cette date, le bail se reconduit le plus souvent tacitement pour une nouvelle période, sauf congé donné dans les délais par le bailleur ou le locataire, ou renouvellement avec des conditions modifiées. L'échéance est la seule fenêtre pendant laquelle le bailleur peut mettre fin au contrat pour un motif admis. Elle doit donc figurer sur la fiche de chaque bail, avec une alerte programmée plusieurs mois avant, le temps de faire le point et, le cas échéant, de respecter le préavis d'un congé.
Voir aussi : Pourquoi anticiper le renouvellement d'un bail plutôt que de le laisser se reconduire ?.
État des lieux: Document établi contradictoirement entre bailleur et locataire, décrivant pièce par pièce l'état du logement et de ses équipements. Il est dressé à l'entrée, lors de la remise des clés, puis à la sortie. La comparaison des deux permet de déterminer si des dégradations imputables au locataire justifient une retenue sur le dépôt de garantie. Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé remis en bon état, et toute retenue devient difficile à défendre. C'est l'une des pièces fondatrices du dossier de bail, à conserver précieusement pendant toute la location et après le départ du locataire.
Voir aussi : Quels documents un bailleur doit-il conserver pendant toute la durée d'un bail d'habitation ?.
Indice de référence des loyers: Indice publié chaque trimestre par l'INSEE, qui sert de base à la révision annuelle des loyers d'habitation. Abrégé en IRL, il est identifié par un trimestre et une année. La révision compare l'indice du trimestre de référence inscrit au bail à celui du même trimestre l'année précédente : le rapport entre les deux donne la variation applicable au loyer hors charges. L'erreur la plus courante consiste à comparer deux trimestres différents. Le calculateur de révision de loyer IRL applique la formule à partir des deux indices que vous relevez sur la publication trimestrielle.
Voir aussi : Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?, Calculateur de révision de loyer IRL.
Loyer hors charges: Montant mensuel dû par le locataire pour l'occupation du logement, sans la provision pour charges. C'est ce montant, et lui seul, qui est révisé chaque année selon l'indice de référence des loyers ; la provision pour charges évolue séparément, au vu des dépenses réelles constatées lors de la régularisation. Sur la quittance, loyer hors charges et provision doivent apparaître distinctement. Appliquer la formule de révision au montant charges comprises est une erreur fréquente qui surévalue la hausse. Le loyer hors charges figure sur la fiche du bail, avec sa date de dernière révision et les indices utilisés.
Voir aussi : Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?.
Plafonnement de la révision: Limite imposée, sur certaines périodes ou dans certains territoires, à la hausse annuelle du loyer résultant de la révision à l'indice. Lorsqu'un plafond s'applique, la variation retenue ne peut pas dépasser ce pourcentage, même si les indices progressent davantage. Le bailleur doit vérifier, à chaque date de révision, si un plafonnement concerne son logement et sa date d'application, car ces mesures évoluent. Les zones où les loyers sont encadrés obéissent en outre à des règles propres, distinctes du plafonnement de la révision. Le calculateur du site permet de tester l'effet d'un plafond sur le loyer révisé, à titre indicatif.
Voir aussi : Calculateur de révision de loyer IRL.
Portefeuille locatif: Ensemble des logements qu'un même bailleur donne en location, avec leurs baux, leurs locataires et leurs échéances. Dès trois ou quatre logements, les dates anniversaires, les régularisations et les fins de bail se dispersent sur toute l'année, chaque contrat ayant son propre trimestre de référence et sa propre date d'effet. Gérer un portefeuille suppose une vue d'ensemble : tous les baux au même endroit, les échéances à venir lues ensemble, une alerte par date quel que soit le logement, et les documents rattachés à chaque bail. Cette vue permet de traiter les échéances par lots plutôt qu'au coup par coup.
Voir aussi : Comment gérer sereinement plusieurs baux et locataires sans se noyer dans les échéances ?.
Préavis du bailleur: Délai que le bailleur doit respecter entre la notification d'un congé et l'échéance du bail à laquelle ce congé prend effet. Il se compte en mois, à rebours depuis l'échéance, et court à partir de la réception du congé par le locataire, non de son envoi. Sa durée usuelle diffère selon que la location est vide ou meublée, à vérifier selon les textes en vigueur. Un congé reçu après le début du préavis ne vaut pas pour l'échéance visée et reporte le projet à la période suivante. D'où l'intérêt d'une alerte programmée bien avant la date limite d'envoi, avec une marge pour l'acheminement du courrier.
Voir aussi : Simulateur de délai de congé du bailleur.
Préavis du locataire: Délai que le locataire doit respecter entre l'envoi de sa lettre de congé et son départ effectif. Contrairement au bailleur, il peut quitter le logement à tout moment, sans attendre l'échéance du bail. Le préavis court à compter de la réception de la lettre par le bailleur, et sa durée dépend du type de location et de la situation du locataire ou du logement. Dès réception, le bailleur note la date, calcule la date de sortie, planifie l'état des lieux de sortie et lance la relocation. Le loyer reste dû pendant le préavis, sauf relocation anticipée convenue entre les parties.
Voir aussi : Que faire quand un locataire donne son préavis de départ avant l'échéance du bail ?.
Provision pour charges: Somme versée chaque mois par le locataire, en plus du loyer, à titre d'avance sur les charges récupérables du logement. Elle est fixée au bail à partir des dépenses de l'année précédente ou du budget prévisionnel de la copropriété, puis comparée une fois par an aux dépenses réelles lors de la régularisation. Une provision trop basse se solde par un complément à réclamer, une provision trop haute par un remboursement. Après chaque régularisation, le bailleur a intérêt à l'ajuster pour l'année suivante, avec une petite marge de sécurité. La provision n'est pas révisée par l'indice de référence des loyers.
Voir aussi : Estimateur de régularisation de charges.
Quittance de loyer: Document par lequel le bailleur atteste que le locataire a réglé son loyer et ses charges pour une période donnée. Elle distingue le loyer hors charges de la provision pour charges et mentionne la période concernée. Elle est remise au locataire qui la demande, et peut être transmise par voie électronique avec son accord. Pour le bailleur, la série des quittances retrace l'exécution du bail et prouve, par exemple, le montant du loyer effectivement appliqué après une révision. Elles font partie des documents à conserver pendant la location et plusieurs années après le départ du locataire.
Voir aussi : Quels documents un bailleur doit-il conserver pendant toute la durée d'un bail d'habitation ?.
Reconduction tacite: Prolongation automatique du bail à son échéance, pour une nouvelle période et aux mêmes conditions, lorsque ni le bailleur ni le locataire n'a donné congé dans les délais. C'est le cas le plus fréquent : le bail continue sans que personne n'ait à signer quoi que ce soit. Le revers de cette facilité est que l'échéance passe inaperçue et que les options du bailleur, donner congé pour un motif admis ou proposer un renouvellement, se referment jusqu'à la période suivante. Anticiper l'échéance permet de reconduire en connaissance de cause plutôt que de subir la reconduction.
Voir aussi : Pourquoi anticiper le renouvellement d'un bail plutôt que de le laisser se reconduire ?.
Régularisation des charges: Opération annuelle par laquelle le bailleur compare les provisions pour charges encaissées aux charges récupérables réellement engagées sur la période, puis réclame le complément ou rembourse le trop-perçu. Elle s'appuie sur le décompte de copropriété, l'avis de taxe foncière pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et les factures réglées directement, et se proratise au nombre de mois de présence du locataire. Repoussée d'année en année, elle devient difficile à expliquer et à réclamer ; faite à date, c'est une formalité. L'estimateur de régularisation de charges établit le solde et propose une nouvelle provision.
Voir aussi : Comment un bailleur peut-il régulariser les charges locatives sans se tromper chaque année ?, Estimateur de régularisation de charges.
Relocation: Remise en location d'un logement après le départ d'un locataire. Elle se prépare dès la réception du préavis pour limiter la période sans loyer : vérification des diagnostics et renouvellement de ceux qui sont périmés, éventuels travaux de remise en état, rédaction de l'annonce, organisation des visites, sélection du dossier, signature du nouveau bail et état des lieux d'entrée. La relocation est aussi le moment de vérifier le loyer proposé au regard des règles applicables au logement, notamment dans les zones où les loyers sont encadrés, et de créer une nouvelle fiche de bail avec ses propres dates et alertes.
Voir aussi : Que faire quand un locataire donne son préavis de départ avant l'échéance du bail ?.
Renouvellement du bail: Conclusion d'un nouveau bail entre les mêmes parties à l'échéance du précédent, avec des conditions modifiées, par opposition à la reconduction tacite qui prolonge le contrat à l'identique. Le renouvellement suppose une proposition faite au locataire dans un délai déterminé avant l'échéance, et son accord. C'est notamment la voie utilisée pour ajuster un loyer manifestement sous-évalué, dans des conditions strictement encadrées et à vérifier selon les textes en vigueur. Pour le bailleur, la question du renouvellement se pose lors du point d'étape réalisé plusieurs mois avant l'échéance, en même temps que celle d'un éventuel congé.
Voir aussi : Pourquoi anticiper le renouvellement d'un bail plutôt que de le laisser se reconduire ?.
Révision annuelle du loyer: Augmentation, ou plus rarement diminution, du loyer hors charges appliquée une fois par an à la date anniversaire du bail, lorsque le contrat contient une clause de révision. Elle suit l'évolution de l'indice de référence des loyers entre le trimestre de référence et le même trimestre l'année précédente, sous réserve d'un éventuel plafonnement. C'est une faculté du bailleur, non une obligation, mais une révision non demandée à temps ne se rattrape pas indéfiniment. Le bailleur informe le locataire par un avis de révision et conserve le calcul et les indices utilisés. L'article sur le calcul de la révision en détaille la formule.
Voir aussi : Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?, Comment ne jamais oublier la date de révision annuelle du loyer d'un locataire ?.
Taxe d'enlèvement des ordures ménagères: Taxe locale figurant sur l'avis de taxe foncière du propriétaire, qui finance la collecte des déchets. Elle fait partie des charges que le bailleur peut en principe récupérer sur le locataire, au prorata de sa période d'occupation. Elle s'intègre donc au décompte de la régularisation annuelle des charges, aux côtés des charges récupérables de copropriété et des dépenses réglées directement. Son montant se relève sur l'avis de taxe foncière, ce qui en fait un justificatif à classer avec le dossier du bail. Les conditions de sa récupération sont à vérifier selon la situation du logement.
Voir aussi : Comment un bailleur peut-il régulariser les charges locatives sans se tromper chaque année ?.
Trimestre de référence: Trimestre de l'indice de référence des loyers inscrit au bail comme base de la révision annuelle, le plus souvent le dernier indice publié à la date de signature. Chaque année, la révision compare l'indice de ce trimestre à celui du même trimestre l'année précédente. Utiliser un autre trimestre, par exemple le dernier indice publié quel qu'il soit, fausse le calcul et fragilise la révision en cas de contestation. Le trimestre de référence ne change pas pendant toute la durée du bail : il doit figurer sur la fiche du bail, à côté de la date anniversaire et du loyer en cours.
Voir aussi : Comment calculer correctement la révision annuelle d'un loyer avec l'indice de référence IRL ?.
Vacance locative: Période pendant laquelle un logement reste sans locataire, et donc sans loyer, entre deux baux. Elle commence à la date de sortie effective du locataire précédent et se termine à la date d'effet du bail suivant. Le bailleur la réduit en préparant la relocation dès la réception du préavis, en mettant à jour les diagnostics et en organisant les visites avant le départ. Une vacance prolongée pèse directement sur la rentabilité du logement et peut signaler un loyer inadapté ou un bien à rafraîchir. Son suivi, bail après bail, fait partie de la gestion d'un portefeuille locatif.
Voir aussi : Que faire quand un locataire donne son préavis de départ avant l'échéance du bail ?.

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