Chaque année, le bailleur compare les provisions pour charges encaissées aux dépenses réellement récupérables sur le locataire, puis réclame le complément ou rembourse le trop-perçu. Indiquez la provision mensuelle, le nombre de mois concernés et les charges récupérables de l'année, réparties entre le décompte de copropriété, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et les dépenses que vous avez réglées directement : l'estimateur affiche le solde, son sens et la provision à retenir pour l'année suivante.
L'estimateur additionne d'abord les provisions encaissées : la provision mensuelle multipliée par le nombre de mois de présence du locataire sur la période. Il totalise ensuite les charges récupérables de l'année, en trois postes que vous renseignez séparément : la part récupérable du décompte de copropriété, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et les dépenses récupérables que vous avez réglées directement. Lorsque le locataire n'a pas occupé le logement toute l'année, ce total annuel est proratisé au nombre de mois de présence. Le solde est la différence entre les charges imputables et les provisions encaissées : positif, il correspond à un complément que le locataire doit verser ; négatif, à un trop-perçu que vous devez lui rembourser.
Une régularisation qui se solde par un gros complément traduit une provision trop basse, et un remboursement important une provision trop haute. Dans les deux cas, l'année suivante mérite un ajustement. L'estimateur divise les charges annuelles par douze puis applique la marge de sécurité choisie, pour proposer une provision mensuelle plus proche de la réalité. L'outil ne distingue pas les charges récupérables des charges qui restent à votre compte : c'est à vous de ne saisir que ce qui peut être réclamé au locataire, en vous appuyant sur le décompte de votre syndic et sur la liste des charges récupérables en vigueur. Il ne gère pas non plus le partage d'une année entre deux locataires successifs : faites un calcul par locataire, avec le nombre de mois de chacun.
Joignez au solde le détail des trois postes et le nombre de mois retenu. Un locataire qui comprend le calcul le conteste rarement.
BailEcheance vous prévient à l'approche de la régularisation annuelle et conserve les décomptes de chaque bail.
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